PRESENTACIÓN
Y ELABORACIÓN DE UN PROYECTO
A pesar que los planificadores e investigadores coinciden en muchos
aspectos, que tienen relación con las etapas y fases que integran un proyecto,
en general son numerosas las alternativas y variantes que existen, por ello
para evitar confusiones se analizan las fases o etapas recomendadas, para
evitar que su aplicación se convierta en un acto mecánico.
En tal sentido los esquemas de presentación de los
proyectos cambian según el área donde se ubican los propósitos que se señalan,
ya que es muy diferente un proyecto de tipo económico a uno pedagógico, un
proyecto de servicio a uno que busca resultados y logros muy concretos, un
proyecto de investigación a un proyecto vinculado al trabajo social.
Independientemente de los nombres que se le asignen
a cada etapa y al orden que se adopte en cada caso, no hay duda que los
componentes de un proyecto no escapan a ciertos criterios de organización y de
estructuración lógica ya convencionalizados de nuestro medio, cualquiera que
sea el tipo el tipo de modalidad que se elija. Ésta debe poseer un mínimo de
coherencia, continuidad, precisión y claridad, de lo contrario el proyecto se
convierte en una suma desordenada e incoherente de actividades. Tampoco el proyecto
es ajena al desarrollo de ciertas
operaciones mentales y propias del conocimiento científico, que a la postre
determinan el “corpus” del proyecto.
A continuación se presentan algunas interrogantes
que se plantean en el momento de diseñar y de presentar un proyecto:
a)
¿Qué HACER?: aquí se busca explicar los valores y los principios que
inspiran y guían la acción. Es el fundamento de la acción, y al mismo tiempo el
modelo a alcanzar en cuanto a que proporciona reglas para la acción una
jerarquía de valores.
b)
¿PARA QUE HACERLO?: naturalmente lo que se haga
tiene un sentido, un destino o una utilidad, que en la mayoría de los casos
podría ser la solución de un problema o
la satisfacción de una necesidad. Es decir, el “para que” se relaciona con los
objetivos que se plantean en el proyecto.
c)
¿POR QUE HACERLO? : es la medida de la
justificación del proyecto, que permite necesariamente a una explicación que
señala la importancia, significado, viabilidad e interés que tiene el proyecto
y el motivo que lo determino. Estos
interrogantes hacen parte y tienen relación con la causa o el motivo por el
cual se adelanta o realiza el proyecto. Aquí se trata de especificar los
antecedentes que fundamentan y justifican no solo el proyecto en sí, sino el
proceso y las estrategias que se utilizarán para ejecutarlo.
d)
¿COMO HACERLO?: Aquí se incluyen todas las
actividades, tareas y trabajos que se realizan como parte de un método y de un
plan de acción, y de acuerdo a los objetivos, metas y logros que se señalan en
cada paso.
e)
¿Dónde HACERLO?: El lugar o el sitio donde se adelantarán las
actividades que hacen parte del proyecto, es fundamental para los propósitos de
éste, ya que no todos los sitios son adecuados para alcanzar los fines propuestos.
Pero este punto no solo se refiere al lugar físico donde se ubica, o sea, todo
lo que rodea y enmarca física, social, económica y culturalmente el proyecto y
las actividades propias de éste.
f)
¿QUE MAGNITUD TENDRA?: Aquí se
entra a delimitar el volumen y el alcance cuantitativo del proyecto, su
profundidad, el tipo de servicios que presentará o las necesidades que se
proponen satisfacer.}
g)
¿Cuándo SE HARA?: El “cuando” se refiere, al
tiempo que se requiere para llevar a la práctica el proyecto, el cual
necesariamente estará sujeto al control y delimitación cronológica determinada.
h)
¿Quiénes
LO HARAN?: Se refiere al equipo del trabajo que pondrá en práctica las
diversas actividades del proyecto. Se
debe saber qué requisitos y preparación exige el proyecto al personal
que participará en él
i)
¿CON QUE MEDIOS Y RECURSOS SE
HARÁ?: Si bien hace alusión a los medios en general, busca precisar los
recursos humanos, económicos y financieros que se requieren para la realización
del proyecto.
Los interrogantes señalados, resumen los aspectos
fundamentales de un proyecto, pero no es necesariamente aquello que puede ser
útil en el momento de diseñar y llevar a la práctica un proyecto. Por ello se presenta con detalles cada una de
las fases y pasos que según algunos importantes documentos publicados sobre el
tema, como los presentados por el
Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social (ILPES),
DE LA FAO, el INCONTEC y otras instituciones
y autores, los cuales se constituyen en pautas básicas para la elaboración y el
diseño de proyecto, independientemente de que pertenezcan al área social,
económica o educativa.
El título tiene el valor no sólo de aportar datos e
información sobre el tema, el problema o las instituciones que participan en el
proyecto, sino que también sirve como factor de motivación, inducción para
quienes son ajenos al mismo. En general el titulo, presenta una idea clara y
precisa del problema fundamental del proyecto, que en un comienzo se puede
formular en forma tentativa, y al finalizar se puede cambiar por uno más
declarativo o afirmativo.
Modalidades para formular un
título:
·
Por
síntesis, donde se condensa y sintetiza la idea central del proyecto.
·
Por
asociación, cuando se relaciona con otra idea o ideas vinculadas con el
proyecto. Se sugiere indirectamente algunos aspectos fundamentales del
proyecto, pero no es lo suficientemente explicito como para dar margen a una
compresión global de los contenidos del proyecto.
·
Por
antítesis u oposición, donde se presenta todo lo contrario que va a
desarrollarse en el proyecto, el titulo plantea lo opuesto o lo contrario a la
idea o ideas fundamentales del proyecto, cuidando que esta contratación quede
lo suficientemente clara, de lo contrario puede confundir a las personas.
Funciones Básicas
que Cumple el Título en un Proyecto:
·
Diferencia el proyecto de cualquier otro
·
Caracteriza temáticamente el proyecto.
·
Enuncia el contenido de un proyecto.
2. CARACTERIZACIÓN DEL PROYECTO
Para caracterizar la naturaleza de un proyecto, se
requiere agregar algunos aspectos, a través de numerosos pasos que hacen parte
de un proyecto, y que sirve para caracterizarlo y definirlo:
·
Identificación:
Identificar un proyecto es tener una idea completa de su naturaleza, carácter,
categoría, tipo y finalidad lo cual se logra a través de una descripción amplia
de este, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende
realizar.
·
Justificación: Su propósito es indicar
y describir el porqué del proyecto, que importancia y qué utilidad tiene para
el problema que se busca resolver, de igual manera si es viable, es decir si es
posible desarrollarlo, aunque en las etapas anteriores al proyecto se adelanta
estudios de factibilidad que posibilitan definir este aspecto, se trata de
probar con argumentos técnicos y científicos que existe una necesidad, y que el
problema debe ser solucionado, al igual
que existen argumentos políticos, sociales, económicos , técnicos y humanos que
justifican que se conceda prioridad a la solución de estos problemas y
necesidades.
C.
MARCO
INSTITUCIONAL, SOCIAL Y TEORICO
Cuando el
proyecto es de orden institucional, es de gran importancia el marco general de
la entidad ya que va a tener gran utilidad la información que se aporte sobre
la organización responsable del proyecto. Naturalmente información obvia cuando
el proyecto se ejecuta en el seno de la organización que lo promueve y lo
realiza, en cambio tiene pre3eminencia cuando el proyecto se efectúa en el
marco de otra organización o institución. Particularmente es útil toda la
información que tiene que ver con las políticas y prioridades de la
organización, las relaciones con otras instituciones
D.
FINALIDAD
DEL PROYECTO
Explica
el fin o el propósito del proyecto, cuál va ser el impacto que producirá dentro
de una población
E.
OBJETIVOS,
PROPOSITOS, LOGROS Y METAS
Los objetivos son aspectos
claves en cualquier tipo de proyecto,
sin ellos es imposible saber para que se haga un proyecto, y que se espera
obtener al culminar su desarrollo. Es enunciado claro y preciso de las metas y
los propósitos que persigue y propósitos que persigue. El qué y él para que. En la mayoría de los
casos, en el terreno de los proyectos, los objetivos se expresan como
resultados finales y no como tareas o actividades que hacen parte de un
proceso, como en el caso de la investigación científica.
El término objetivo no tiene un significado único, tiene
algunas acepciones, no solo en el contexto de los proyectos, sino en la
investigación científica. Un objetivo puede ser:
·
Un punto central de referencia
Involucra a personas, condición socio-económica. Edad, actividad
laboral, nivel cultural o educativo, estratificación profesional. El tipo y
composición de la población destinataria de los proyectos es tan variada y
diferente como los propios proyectos.
G.PRODUCTOS, RESULTADOS Y
EFECTOS
Según los expertos, es imposible distanciar los
objetivos, los logros o metas de un proyecto de sus propios productos o
resultados. Concretamente, no se justificará un proyecto que no alcanza los
resultados y productos esperados; se alcanzan los objetivos y las metas si se
obtienen los productos y resultados esperados y viceversa. Si bien el producto
se define como el resultado de un trabajo o de una actividad determinada, son
muchas las variantes y los alcances que tiene un producto, ya que fácilmente se
puede asociar con una obra realizada, el fruto de un trabajo, un provecho, un
lucro o beneficio, un rendimiento, un crédito, una utilidad o una renta.
En los proyectos de tipo social o cultural, casi
siempre podemos identificar dos tipos de productos: resultados materiales,
pueden ser muy variados: viviendas, escuelas, o aulas construidas, como parte
de un proyecto que tiene como objetivo este tipo de productos materiales. Una
vez agotada la obra se agota el sentido del proyecto.
Tradicionalmente, el concepto de” servicio” se
relaciona con todas aquellas acciones o actividades que buscan o tienen por
propósito la satisfacción de las necesidades de las personas, se trata de una actividad humana no
productiva en el sentido económico, pero que busca satisfacer necesidades y
resolver problemas, con el propósito de mejorar las condiciones de vida de las
personas destinatarias de los servicios.
A nivel económico, se concretan a través de bienes
de capital o de producción, los cuales son capaces de generar bienes o
servicios, que son el “producto” en el sentido corriente de este término.
Resultan del proyecto además ciertos efectos sobre el sistema económico, que se
traducen en cambios en las relaciones condiciones y situaciones que
caracterizan el fundamento del sistema.
En el campo económico se denominan “resultados” del
proyecto, tanto a sus productos como a sus efectos que a la postre se
consideran como aspectos inseparables de una misma actividad. Existe una clara diferencia entre los
alcances que tiene un producto, este no produce un cambio o una transformación
en una población determinada. Se requiere que este producto afecte o actúe
sobre las personas, es decir que tenga un efecto sobre esa población. Es decir
los objetivos no se agotan en el momento que se genera un producto material,
ese producto tendrá realmente significado en la medida que se relacione con los
destinatarios y produzca un “efecto”.
En el contexto, tanto del área económica, social y
educativa, se habla con frecuencia de varios tipos de productos los cuales se
encuentran relacionados entre sí:
·
“Productos principales” y a los “subproductos”, que
se vinculan con la capacidad de un objetivo para abarcar o prever todos los
resultados, y que puede en ocasiones, limitarse solo a la obtención del
producto directo de la actividad planeada, los cuales en economía se denominan
subproductos, y estos en muchos casos llegan a ser tan importantes como los
mismos productos. Ejemplo si un colegio adelanta un proyecto que busca mejorar
el nivel lector en la población infantil, se propone la creación de una
biblioteca escolar. El efecto y el impacto que tiene en la población escolar la
creación de la biblioteca, puede generar
y descubrir nuevos aspectos de un problema que no se reduce estrictamente a un
problema pedagógico, sino que se relaciona con otros aspectos sociales,
económicos, técnicos e institucionales no previstos, pueden considerarse como
subproducto.
·
“Productos
sustitutivos o similares”. No son estrictamente aquellos que los objetivos
o metas nos señalan, cumplen funciones similares a las previstas o las
planeadas, es decir cumplen servicios similares y los mismos servicios que
aquellos señalados previamente.
·
Productos
complementarios: Sirven de apoyo a los productos principales. Muchas veces
los productos citados no satisfacen plenamente las expectativas y aun las
propias necesidades de los destinatarios, entonces otros que complementan y
refuerzan la función de los productos principales.
H. COBERTURA Y CONTEXTO FISICO
ESPACIAL
En un proyecto la delimitación física, espacial o
temática ocupan un lugar importante en el diseño y planeación de éste. Delimitar
el proyecto es analizar la viabilidad para su desarrollo, no se puede arriesgar
al fracaso un proyecto si previamente no
se han precisado sus límites físicos y su cobertura, los cuales están
relacionados con los recursos disponibles, los costos, el tiempo con que se
cuenta.
3. EL REGIMEN OPERACIONAL
En esta etapa incluye, la ejecución de cualquier proyecto, presupone
la elaboración de un “plan de ejecución”, que establezca en forma detallada y
cronológica la secuencia de actividades que correspondan a la fase de ejecución
del proyecto. Se trata de proponer, según un esquema viable y coherente, el
desarrollo, en función del tiempo, movilización de los requisitos del proyecto;
físicos, materiales, humanos, institucionales, técnicos y financieros en la
medida en que se hagan necesarios.
Según el Instituto
Latinoamericano del Planificación Económica y Social (ILPES). La realización de
un proyecto implica la ejecución secuencial e integrada de diversas tareas, las
cuales se sintetizan en un plan de trabajo o de ejecución, donde un conjunto de
tareas se organizan, ordenan y coordinan en función de un tiempo y un espacio
determinado, para alcanzar los logros de los objetivos y las metas del
proyecto.
Aspectos principales de esta
etapa operativa
·
Inventario y determinación de las actividades a
realizar
·
Distribución de las unidades periódicas de
tiempo que hacen parte de una secuencia operativa, donde se especifican todos
los aspectos cronológicos y las actividades a realizar.
·
Ordenación y sincronización de las actividades
con relación al tiempo disponible.
·
Indicación de los recursos humanos, económicos y
técnicos en las diversas actividades u operaciones del proyecto.
Instrumentos de Control para los programas de ejecución
En los últimos, tiempos, se ha desarrollado un
método basado en el camino crítico, definido en la teoría de conjuntos como
parte del análisis de los “grafos”. Esta técnica, conocida por distintas siglas
como por ejemplo PERT, CMP y otras variantes, se aplica al control, en relación
con el tiempo de la realización de grupos tareas que en su conjunto
materializan un proyecto.
Los procedimientos para la elaboración del
cronograma, el plan de trabajo o de actividades, como indistintamente se
denomina la actividad propia de programar, de calcular la duración de éstas y
su ejecución, son muy parecidos en los diversos tipos de proyectos. En la
mayoría de los casos, se emplean dos tipos de diagramas:
·
Los diagramas de barras, llamados también
diagrama de GANTT.
·
Los diagramas de flechas o diagramas de redes,
tales como el CPM y PERT.
El diagrama de Gantt.
Consiste en un gráfico de coordenadas cartesiana en el cual las actividades a
realizar se listan en el eje de las ordenadas, y el tiempo asignado a ellas,
que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras cuya longitud,
medidas en unidades de tiempo, tales como semanas, meses, trimestre o años
indica su duración.
El método del Camino
Critico. Más conocido como método CPM, corresponde a las iniciales de su
nombre en Ingles “Critical Path Method”.
Pasos para la
elaboración de diagramas del CPM:
·
Igual que en cualquier diagrama es la
identificación y lista de las diversas actividades.
·
Se procede analizar la secuencia lógica que
existen entre ellas, respondiendo a las preguntas: ¿Qué actividades siguen?
¿Cuáles pueden realizasen simultáneamente?. Una programación lineal de
actividades casi siempre3 significa una mayor duración total del proceso, por
esa razón, el análisis de la simultaneidad de acciones permite evitar
programaciones lineales y, por lo tanto, optimizar los recursos y el tiempo.
·
Se utiliza una tabla de análisis de secuencia
·
En la columna del centro se coloca la actividad
programada
·
En la columna de la izquierda y derecha se
señalan las actividades, según la lógica
del proceso.
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES EN MESES
DIAGRAMAS
DE BARRA (GANTT)
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
A
|
|
|
|
|
|
|
B
|
|
|
|
|
|
|
C
|
|
|
|
|
|
|
D
|
|
|
|
|
|
|
E
|
|
|
|
|
|
|
F
|
|
|
|
|
|
|
Corresponde a las iniciales de “Program Evaluatión
and Review Technique (PERT= Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). La
forma de diseñar las flechas o redes es semejante a la CPM, pero la diferencia
básica consiste en que en la técnica PERT
la duración de cada actividad se calcula matemáticamente. Los demás
pasos son idénticos. Con la técnica PERT, también se puede calcular la
probabilidad de que la programación se cumpla.
El diagrama PERT se diseña en forma semejante al
CPM, pero por debajo de la flecha se indican los “valores esperados” de
duración de cada actividad. La ruta crítica y el valor esperado de terminación
de los proyectos se calculan siguiendo la técnica de los momentos más tempranos
y tardíos, tal como se describió por el método CPM.
·
Para optimizar los recursos y el tiempo, y
establecer una mejor secuencia lógica de las actividades es conveniente
utilizar la tabla de análisis de secuencia.
·
Aquí en las actividades lógicas anteriores, se
establecen los prerrequisitos necesarios para desarrollar las actividades
planificadas.
·
La duración de las actividades están dadas en
semanas.
·
Este análisis de secuencia de actividades, es
previo a la realización del diagrama de flechas o la red del CPM
EL CPM EN UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Actividades lógicas
anteriores
|
Actividades Planificada
|
Actividades lógicas Posteriores
|
Orden
|
Detalle
|
Duración
|
A
|
A
|
Diseñar encuesta
|
4
|
B
|
B
|
B
|
Imprimir formulario piloto.
|
1
|
C
|
C
|
C
|
Rediseñar encuesta
|
1
|
D
|
D
|
D
|
Imprimir encuesta
|
2
|
E
|
F
|
E
|
Establecer citas
|
2
|
I
|
G
|
F
|
Seleccionar encuestadoras
|
8
|
I
|
H
|
G
|
Entrenar encuestadores
|
1
|
H
|
I
|
H
|
Aplicar encuesta
|
2
|
I
|
J
|
I
|
Codificar información
|
3
|
J
|
K
|
J
|
Efectuar análisis
|
2
|
K
|
|
K
|
Redactar informe
|
5
|
L
|
|
L
|
|
3
|
-
|
|
|
|
|
|
Tabla de análisis de secuencia
4. INSTRUMENTOS, METODOS, TECNICAS Y MODALIDADES
DE OPERACIÓN
El método,
como principio y camino ordenador del proyecto, debe satisfacer algunas
condiciones básicas de éste.
·
Desarrollar un proceso sistemático que permita
el trabajo interdisciplinario y la participación consciente de los sectores a
los cuales ha sido destinado.
·
Tener un conocimiento adecuado de las
estructuras socioeconómicas, culturales y educativas de los sectores
comprometidos.
·
Responder a los problemas básicos del proyecto.
·
Que contribuya a llevar una propuesta de
solución, ejecución y proyección de la misma.
·
Ser lo suficientemente flexible para adaptarse a
las situaciones cambiantes de las previstas en el proyecto.
·
Que se encamine a la solución de problemas
concretos, puesto que tienen un carácter instrumental y no puede detenerse
en inútiles especulaciones y análisis
ajenos al proyecto.
·
Que tenga un carácter abierto, en el sentido de
que posibilite la integración de numerosos proyectos en un sistema o
constelación, y evite una yuxtaposición de éstos.
Uno de los métodos más
utilizados, particularmente en los proyectos comunitarios, es el de
investigación acción-participativa, debido a que esta modalidad se caracteriza
porque busca “conocer y actuar” en el contexto de un proceso de cambio o de
transformación de la realidad.
Los medios, instrumentos y procedimientos, utilizados en un proyecto de tipo social y educativo, en comparación
con uno económico, los cuales deben responder a los propósitos y objetivos que
en cada caso se señalen. Por lo tanto los proyectos vinculados con el sector
económico, tecnológico y social, donde junto a los métodos y técnicas
inherentes a la especialidad, se usan otros procedimientos que le sirven de
apoyo y de complemento. En este contexto se identifican dos tipos de medios:
los privativos de la investigación científica y los vinculados al área de la
denominadas “dinámicas de grupo”, otros
mencionan los medios didácticos o de tipo de tecnológico.
A pesar de que el proyecto es una “unidad de actividad” su propósito y
desarrollo no son ajenos a los móviles investigativos, ya que en el curso de un
proyecto, y sobre todo antes de llevarlo a la práctica, tiene enorme
importancia el aporte del trabajo investigativo. Actualmente en el desarrollo
de la investigación acción –participativa utilizan como instrumento el sistema
de proyectos, porque se articula el conocimiento con la actividad, la
producción de conocimiento con la
solución de proyectos que se plantean. Por eso, un proyecto, no sólo en
la etapa del diagnóstico o de los estudios de factibilidad utilizan los métodos
y las técnicas propias de la investigación científica, sino en su desarrollo. Las
técnicas para la recopilación de datos, para interpretar la información, o para
presentar, organizar o sistematizar los datos, no son ajenos al desarrollo del
proyecto.
De igual manera, las técnicas del trabajo con los grupos se constituyen
en valiosas herramientas de apoyo en la realización de proyectos. Son numerosas
las clasificaciones de medios auxiliares en la mayoría de las disciplinas
vinculadas no solo a las ciencias sociales factuales. Se habla de cuatro grupos
de técnicas.
·
Técnicas de trabajo con grandes grupos
·
Técnicas de trabajo con grupos pequeños
·
Técnicas donde interviene un experto
·
Técnica donde interviene activamente el grupo.
Técnicas como el simposio, panel,
mesa redonda, debate, foro, estudio de casos Phillips 6-6, discusión, talleres,
dramatizaciones, etc. Hacen parte de un
conjunto de modalidades que tienen como propósito facilitar el proceso de información,
toma de decisiones y estudio de situaciones en la búsqueda de soluciones para
el desarrollo del proyecto. Especialmente en los proyectos en donde tienen
enorme incidencia el trabajo de grupo, estas técnicas facilitan y estimulan la
acción y funcionamiento del grupo, para alcanzar los objetivos del proyecto.
Estas son empleadas de acuerdo con las exigencias, necesidades y circunstancias que determinan la naturaleza,
tipo o modalidad del proyecto.
5.- CRONOLOGIA DEL PROYECTO
El proceso de organización y de
control de un proyecto, tienen una importancia el acto de programar o calcular
la duración de las actividades, las cuales no se diferencia de las propias de
un proyecto de investigación, la variable tiempo no es un hecho aislado, ya que
esta depende una serie de factores que van a determinar sus límites y su
organización, como son su relación con el problema, principalmente de costos,
administración, control, resultados, etc.
No solo en el caso de los
proyectos, sino en el proceso de programación y planificación, el tiempo tiene
gran importancia. Conforme a la dimensión temporal, tanto los planes como los
programas o proyectos, se organizan a corto, mediano o largo plazo, de acuerdo
con el contexto donde se ubica el proyecto. En los proyectos económicos tienen
gran importancia la delimitación temporal, ya que a mayor tiempo de duración,
mayores son los costos del proyecto. En cambio en los proyectos sociales,
aunque también existen restricciones a nivel temporal, igualmente por problemas
de costo, en general estos tienen carácter más extensivo que intensivo. Con relación al tiempo, los proyectos casi
siempre son clasificados como “intensivos”, cuando se concentran en el mayor
tiempo posible. En cambio en los proyectos extensivos, las acciones se
prolongan en el tiempo, ya que, a la postre los aspectos humanos y sociales
exigen un desarrollo más profundo y elaborado.
La determinación de los plazos de
las actividades a realizar es un punto que exige una planificación más rígida
en
Los proyectos económicos y más
flexibles en los proyectos sociales o culturales. De igual manera, las tareas
de control exigen el cumplimiento de los plazos previstos para la ejecución de
las diferentes etapas del proyecto.
6. LOS RECURSOS Y COSTOS DE
EJECUCIÓN
Cualquiera que sea la índole o el
tipo de proyecto, la planeación, control y evaluación de los recursos económicos
se constituyen en el capítulo fundamental que puede afectar o retardar
cualquier acción que se adelante y, en muchos casos, comprometer el desarrollo
de un proyecto.
Sin la existencia de algunos
recursos, medios económicos y humanos básicos, se haría imposible la
realización de un proyecto, de ahí la importancia de precisarlos, planificarlos
y programarlos como parte de un rubro que deberá ser estudiado y analizado, ya
que estos recursos deberán corresponder a las necesidades y exigencias del proyecto
antes de determinar el monto de los recursos, ya que estos pueden variar según
el tamaño, el proceso o la localización del proyecto.
Tradicionalmente, el tamaño
de un proyecto se mide por su capacidad
de prestación de servicios, tratándose, de un proyecto social o cultural, y por
su capacidad de producción si se trata de un proyecto económico. Todo definido
en términos técnicos con relación a la unidad de tiempo de funcionamiento
normal de la institución, empresa u organización que adelanta el proyecto.
Este concepto de producción
normal es fácil de determinar, ya que se puede definir como la cantidad de
productos obtenidos por unidad de tiempos de acuerdo con los factores de
producción elegidos. Con respecto a la prestación de servicios no es fácil de determinar
como producto final específico, sino que hay que entender un proceso que debe
ser evaluado o medido. Se trata de una actividad humana no productiva en
sentido económico, se puede comprobar si se trata de un proyecto final
cultural o educativo, que busca
resultados muy concretos, como por ejemplo, la creación de un centro cultural o
buscar elevar los niveles pedagógicos de una escuela.
Por lo general los costos son
definidos como los valores que representan el monto total de gastos y consumo,
real o convencionalmente invertidos, para comprar una cosa, producir una
manufactura o prestar o un servicio. La realización
de un proyecto supone siempre unos costos, está planteada una propuesta
irrealizable. Dentro del campo de la planificación económica se habla de costos
directos, indirectos de capital, corrientes, fijos y variables.
Los
costos directos se relacionan, de forma directa, con el proyecto y en general,
con la prestación del servicio propiamente dicho. A nivel de la educación
superior, el concepto “costos directos” se aplican a los costos que son
directamente imputables a las actividades de la docencia, investigación y
extensión que realizan las diferentes unidades, por tener asignados recursos
claramente identificables para su operación. Los costos indirectos, se
refieren a aquellos costos que deben recargarse al valor de una mercancía en
virtud de los gastos generales de administración, alquileres, energía,
amortizaciones, etc. Los costos
de capital son aquellos que no alteran su valor una vez efectuado el gasto.
Los gastos corrientes pierden su valor una vez efectuados. Pero9 también
existen los costos fijos, los cuales no registran ninguna alteración,
cualquiera sea la magnitud del proyecto.
El Instituto Colombiana para el
Fomento de la Educación Superior (CIFES), En la metodología de costos para
proyectos en instituciones de Educación Superior hace referencia a los costos
semestrales y semanales, que son totales de gastos imputables a cualquiera de
las unidades de la institución o del proyecto
por cualquier concepto, en un semestre o
en una semana, respectivamente. También se habla de los costos de apoyo, que
son los ocasionados por los costos de las unidades de apoyo que sirven de
soporte a las académicas. Estos costos se distribuyen entre las diferentes
unidades de acuerdo con el tiempo dedicado por la unidad de cada una de ellas.
Entre las variantes y tipos de
costos que se requieren calcular o determinar, existen además los total
hora-contacto, los costos de apoyo hora-contacto, el costo total
alumno-hora/semana, el costo directo alumno-hora/semana, el costo de apoyo por
alumno-hora/semana, el costo total semanal del programa, el costo
alumno/programa, el costo alumno/semestre, el costo alumno/programa y el costo
alumno/actividad.
Tradicionalmente, para la
determinación de los costos de un apoyo se consideran tres elementos:
- Los
diversos factores que lo componen.
- La
cantidad usada de cada uno de los factores.
- El
valor o precio de cada uno de los factores.
La presentación sistemática de
los costos y gastos que implica un proyecto se encuentra reseñada en un
presupuesto. Tal como lo señala la misma etimología del término “presupuesto”,
este es un computo anticipado de los costos de las actividades del proyecto,
que se elabora sobre las base de unos supuestos y unos motivos determinados. Si
el apoyo se justifica y planifican los diferentes elementos científico-técnicos
y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar
y establecer una estrategia para la consecución de los recursos financieros que
permitan llevar a cabo el proyecto. Esta estrategia de financiación comprende
el cálculo detallado de cada uno de los costos, que para una mayor comprensión
y facilidad de control se agrupan por rubros o títulos.
Procedimiento para la elaboración
de presupuesto.
- Se
hace el cálculo detallado de cada uno de los rubros y renglones de gasto.
- Se
procede a la distribución de los costos por fuentes de financiamiento.
¿Cuáles son los rubros que hacen parte de este presupuesto? Son ya
convencionales en este terreno:
- Costo
personal
- Viáticos
- Locales
- Material
y equipo
- Gasto
de funcionamiento
- Imprevistos
- Beneficios.
En un proyecto
de investigación intervienen dos tipos de costos: unos directamente imputables
al proyecto y otros indirectos. Los primeros son identificables con facilidad
pues son producidos en el desarrollo de las actividades específicas del
proyecto. Ellos comprenden los gastos del personal investigativo de planta que
lleva a cabo las actividades del proyecto, así como lo correspondientes a los
elementos de consumo, los equipos tecnológicos necesarios para el trabajo de
tabulación, análisis y graficación de la información y una serie de gastos por
servicios específicos.
En este tipo
de proyectos investigativos, el cálculo de los
rubros directos es fácil viene dado por parámetros objetivos y claros, tales
como cotizaciones comerciales, contratos de prestación de servicios cuentas de
cobro o facturas (Caso de los
materiales, equipos y pago de servicios), o
existe un contrato laboral y una asignación de funciones y salarios formalmente
establecidos, así como unas actividades investigativas planteadas en el
proyecto. N sucede así con una serie de gastos indirectos del proyecto, tales
como el pago de servicios administrativos, de secretaria, los servicios de
teléfono, luz agua, aseo mensajería etc. Sin los cuales no es posible que el
investigador se dedique a su tarea, de acuerdo con una división de funciones.
Los pagos indirectos, es una sobrecarga de cada investigador. La forma objetiva
más adecuada para su cálculo es por medio del factor multiplicador de costos
indirectos propio de cada institución. Este factor multiplicador es aplicable a
los salarios del personal investigativo del proyecto.
En definitiva él, presupuesto
tiene función básica asignar recursos, determinar las fuentes y el origen de
los mismos y, naturalmente, asegurar el desarrollo normal del proyecto y el
funcionamiento de los servicios; de ahí la gran relación que existe entre el
presupuesto y las actividades. Esto enseña que en el momento de diseñar un
proyecto, se debe articular esto dos aspectos, ya que nunca se podrá definir y
desarrollar el qué de las cosas, si no se está seguro de que se cuenta con los
medios para hacerlo.
Pero, los costos de ejecución deben articularse con los
recursos necesarios y disponibles para el proyecto, es decir los medios
disponibles para realizar una acción o una actividad. En el contexto de la
planeación, tiene mucha importancia la determinación de los recursos que se
requieren para un proyecto. En este terreno
cobra una gran responsabilidad el proceso de programación, o en su defecto, la
planificación, la cual debe completarse con la planeación propiamente dicha,
que elabora las etapas de un proyecto, las proyecciones temporales y todo
aquello que conlleve un diseño o bosquejo teórico de las posibles actividades a
realizar. Pero estas líneas de proyección serían inútiles si para ello no se
cuentan con los recursos humanos o económicos que hagan realidad las diversas
fases del proyecto en un tiempo determinado y con propósitos específicos.
Muchas veces algunos proyectos han fracasado porque son irreales las líneas de
proyección, y porque la planeación no ha sido lo suficiente explícita como para
mostrar que no existen los medios y los recursos para su realización
Los recursos propios de un proyecto, ya convencionales en
este terreno, son los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros. Los
recursos humanos, son fundamentales en el éxito de un proyecto, particularmente
si se trata de un personal preparado y capacitado para realizar determinas
tareas.
Aquí se incluyen los profesionales y técnicos directamente
vinculados al área temática del proyecto, y aquel personal que sirve de apoyo o
de complemento a las actividades de los primeros, ejemplo: técnico en
computación, en sistemas, estadística, análisis de datos, administradores, etc.
Varía el personal que interviene, tanto en un proyecto
económico como uno cultural. Ejemplo, en un proyecto económico técnico, según
el propósito que persigue, ya incursione en el campo de la producción directa o
el perfeccionamiento del nivel técnico o del rendimiento, se exige un personal
especializado no solo en el campo de la economía o de la administración de
empresas, sino técnicos que respondan a las exigencias propias del proyecto. En
cambio, en proyectos culturales, y particularmente en el terreno de la
animación cultural, se requieren agentes que actúen como factores o elementos
que proporcionen apoyo logístico a la política de animación (investigadores y
administradores) animadores culturales, quienes tienen que ejecutar en la
práctica las diversas fases de un proyecto. Como el propósito de este tipo de
proyectos es reforzar el concepto de participación, los animadores culturales
provienen de la comunidad donde se
desarrolle el proyecto.
Los recursos técnicos y materiales disponibles van a
depender de los medios económicos con que cuenta el proyecto, ya que puede
variar si el proyecto se encuentra o no bien respaldado económicamente. En
muchos casos, los recursos técnicos y materiales son buenos facilitadores de
algunas tareas y actividades propias del proyecto.
Con respecto a los recursos financieros, de su
disponibilidad va a depender el éxito del proyecto. Lo ideal es que se efectué
un estudio de factibilidad o de prefactibilidad para calcular los costos de un
proyecto y se evalué la posibilidad de que existen los recursos financie4ros
para asumir estos costos.
7.-
¿COMO ADMINISTRAR EL PROYECTO?
Los elementos y la estructura de un proceso y de la gestión
administrativa en el contexto de un proyecto no son diferentes a otras
funciones y áreas donde actúa la administración, ya que aquí identificamos
elementos como la planeación, organización, ejecución y control, funciones
articuladas y coordinadas por una dirección, una autoridad o un mecanismo de control determinado. De ello se concluye
que la ejecución de un proyecto es fundamentalmente una tarea de
administración. El proceso de administración de un proyecto, implica cinco
funciones básicas:
·
Planificar: El tomar
decisiones de cada día y fijar procedimientos para realizar y evaluar acciones
capaces de responder a los propósitos y objetivos específicos de un proyecto,
es una de sus funciones.
·
Organizar: La forma o
el estilo de agrupar actividades diferentes que hace parte de una empresa
común, de realizar una cosa de modo que sus partes cumplan una función especial
dentro de un todo o contribuyan a algún fin, compete al acto de organizar.
·
Coordinar: En la
administración la coordinación es un elemento que hace parte de este conjunto
de funciones y que sirve para establecer la armonía entre los diversos actos
del proyecto, para facilitar su funcionamiento y lograr los objetivos
propuestos. La coordinación busca hacer compatibles las acciones o instancias
propias de un proceso. Deben articularse y correlacionarse todas las acciones y
tareas de un proyecto.
·
Dirigir: Supone muchas
responsabilidades ya que, a la ´postre, tanto lo bueno como lo malo de un
proyecto se asocia con la persona que lo dirige y lo orienta. Existen muchas
discusiones y polémicas en torno9 a los sistemas de dirección ya que,
quiérase o no, éstos van a determinar el
curso de un proyecto, por tal razón, tiene gran importancia que se defina si va
a prevalecer el estilo autocrático o el democrático. El carácter directivo o
participativo va a depender mucho del tipo de proyecto o de los propósitos que
éste se planifica, ya que los proyectos educativos y sociales, el éxito va
depender de la colaboración y participación va a depender de la colaboración y
la participacipación de la comunidad social o educativa.
·
Controlar y evaluar:
No basta con guiar una organización hacia el logro de determinados objetivos,
se necesita controlar en qué grado se alcanzan o no estos objetivos. En la
educación se, se utiliza la evaluación
formativa como un medio para realizar algunos ajustes en el desarrollo y al
interior de una actividad educativa; en el caso del proyecto se utiliza que
posibilite efectuar correcciones en su desarrollo. D e ello, se deduce que los
sistemas de control no son ajenos a las funciones de supervisión.
8. LOS
INDICADORES DE EVALUACIÓN DE UN PROYECTO
Tradicionalmente
en la investigación científica se habla de los indicadores en términos de
variables empíricas de los contenidos teóricos. Los indicadores son el camino
para la operacionalizar las variables, es decir se utilizan algunas
subdimensiones de éstas para definir sus aspectos discernibles. Se parte del
supuesto. El subconjunto de indicadores es un conjunto reducido de medidas, las
cuales hacen parte de un universo de indicadores. A medida que el análisis de
los ítems se amplía, el número de indicadores y el proceso devaluatorio es más
general.
Para
que los indicadores puedan medir o evaluar óptimamente los resultados de un
proyecto, deben reunir ciertas condiciones:
La verificabilidad: es una de estas
condiciones, la cual nos recuerda que los indicadores deben establecerse de tal
modo que sea posible comprobar o verificar los cambios.
La
validez de los indicadores se refiere a su capacidad para medir lo que se
pretende medir, es decir deben reflejar los efectos del proyecto, de lo
contrario no cumplen alguna función.
La
accesibilidad o la viabilidad son condiciones importantes para alcanza una
buena medición de los resultados del proyecto, las cuales se refiere a la
facilidad para obtener la información que se requiere y se demanda.
ESQUEMA
PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO
2-
Caracterización del
Proyecto
- Identificación
- Justificación
- Marco
institucional, social y teórico
- Finalidad
- Objetivos,
propósitos, logros y metas
- Destinatarios
- Productos,
resultados y modalidades de operación.
4-
Recursos y costos de
ejecución
6-
Indicadores de
evaluación
