PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE PROYECTO

PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

A pesar que los planificadores  e investigadores coinciden en muchos aspectos, que tienen relación con las etapas y fases que integran un proyecto, en general son numerosas las alternativas y variantes que existen, por ello para evitar confusiones se analizan las fases o etapas recomendadas, para evitar que su aplicación se convierta en un acto mecánico.

En tal sentido los esquemas de presentación de los proyectos cambian según el área donde se ubican los propósitos que se señalan, ya que es muy diferente un proyecto de tipo económico a uno pedagógico, un proyecto de servicio a uno que busca resultados y logros muy concretos, un proyecto de investigación a un proyecto vinculado al trabajo social.

Independientemente de los nombres que se le asignen a cada etapa y al orden que se adopte en cada caso, no hay duda que los componentes de un proyecto no escapan a ciertos criterios de organización y de estructuración lógica ya convencionalizados de nuestro medio, cualquiera que sea el tipo el tipo de modalidad que se elija. Ésta debe poseer un mínimo de coherencia, continuidad, precisión y claridad, de lo contrario el proyecto se convierte en una suma desordenada e incoherente de actividades. Tampoco el proyecto es ajena  al desarrollo de ciertas operaciones mentales y propias del conocimiento científico, que a la postre determinan el “corpus” del proyecto.

A continuación se presentan algunas interrogantes que se plantean en el momento de diseñar y de presentar un proyecto:

a)                     ¿Qué HACER?: aquí se busca  explicar los valores y los principios que inspiran y guían la acción. Es el fundamento de la acción, y al mismo tiempo el modelo a alcanzar en cuanto a que proporciona reglas para la acción una jerarquía de valores.

b)                     ¿PARA QUE HACERLO?: naturalmente lo que se haga tiene un sentido, un destino o una utilidad, que en la mayoría de los casos podría ser la solución de un  problema o la satisfacción de una necesidad. Es decir, el “para que” se relaciona con los objetivos que se plantean en el proyecto.

c)                      ¿POR QUE HACERLO? : es la medida de la justificación del proyecto, que permite necesariamente a una explicación que señala la importancia, significado, viabilidad e interés que tiene el proyecto y el motivo que lo determino.  Estos interrogantes hacen parte y tienen relación con la causa o el motivo por el cual se adelanta o realiza el proyecto. Aquí se trata de especificar los antecedentes que fundamentan y justifican no solo el proyecto en sí, sino el proceso y las estrategias que se utilizarán para ejecutarlo.

d)                     ¿COMO HACERLO?: Aquí se incluyen todas las actividades, tareas y trabajos que se realizan como parte de un método y de un plan de acción, y de acuerdo a los objetivos, metas y logros que se señalan en cada paso.

e)                     ¿Dónde HACERLO?: El lugar  o el sitio donde se adelantarán las actividades que hacen parte del proyecto, es fundamental para los propósitos de éste, ya que no todos los sitios son adecuados para alcanzar los fines propuestos. Pero este punto no solo se refiere al lugar físico donde se ubica, o sea, todo lo que rodea y enmarca física, social, económica y culturalmente el proyecto y las actividades propias de éste.

f)                                   ¿QUE MAGNITUD TENDRA?: Aquí se entra a delimitar el volumen y el alcance cuantitativo del proyecto, su profundidad, el tipo de servicios que presentará o las necesidades que se proponen satisfacer.}

g)                     ¿Cuándo SE HARA?: El “cuando” se refiere, al tiempo que se requiere para llevar a la práctica el proyecto, el cual necesariamente estará sujeto al control y delimitación cronológica determinada.

h)                      ¿Quiénes  LO HARAN?: Se refiere al equipo del trabajo que pondrá en práctica las diversas actividades del proyecto. Se  debe saber qué requisitos y preparación exige el proyecto al personal que participará en él

i)                                    ¿CON QUE MEDIOS Y RECURSOS SE HARÁ?: Si bien hace alusión a los medios en general, busca precisar los recursos humanos, económicos y financieros que se requieren para la realización del proyecto.

Los interrogantes señalados, resumen los aspectos fundamentales de un proyecto, pero no es necesariamente aquello que puede ser útil en el momento de diseñar y llevar a la práctica un proyecto.  Por ello se presenta con detalles cada una de las fases y pasos que según algunos importantes documentos publicados sobre el tema, como los presentados por el  Instituto Latinoamericano de Planificación Económica y Social (ILPES), DE LA FAO,  el INCONTEC y otras instituciones y autores, los cuales se constituyen en pautas básicas para la elaboración y el diseño de proyecto, independientemente de que pertenezcan al área social, económica o educativa.

FASES Y PASOS

1. DENOMINACIÓN O TITULO

      El título tiene  el valor no sólo de aportar datos e información sobre el tema, el problema o las instituciones que participan en el proyecto, sino que también sirve como factor de motivación, inducción para quienes son ajenos al mismo. En general el titulo, presenta una idea clara y precisa del problema fundamental del proyecto, que en un comienzo se puede formular en forma tentativa, y al finalizar se puede cambiar por uno más declarativo o afirmativo.

Modalidades para formular un título:

·         Por síntesis, donde se condensa y sintetiza la idea central del proyecto.

·         Por asociación, cuando se relaciona con otra idea o ideas vinculadas con el proyecto. Se sugiere indirectamente algunos aspectos fundamentales del proyecto, pero no es lo suficientemente explicito como para dar margen a una compresión global de los contenidos del proyecto.

·         Por antítesis u oposición, donde se presenta todo lo contrario que va a desarrollarse en el proyecto, el titulo plantea lo opuesto o lo contrario a la idea o ideas fundamentales del proyecto, cuidando que esta contratación quede lo suficientemente clara, de lo contrario puede confundir a las personas.

Funciones Básicas que Cumple el Título en un Proyecto:

·         Diferencia el proyecto de cualquier otro

·         Caracteriza temáticamente el proyecto.

·         Enuncia el contenido de un proyecto.

2. CARACTERIZACIÓN DEL PROYECTO

Para caracterizar la naturaleza de un proyecto, se requiere agregar algunos aspectos, a través de numerosos pasos que hacen parte de un proyecto, y que sirve para caracterizarlo y definirlo:

Pasos:

·         Identificación: Identificar un proyecto es tener una idea completa de su naturaleza, carácter, categoría, tipo y finalidad lo cual se logra a través de una descripción amplia de este, definiendo y caracterizando la idea central de lo que se pretende realizar.

·           Justificación: Su propósito es indicar y describir el porqué del proyecto, que importancia y qué utilidad tiene para el problema que se busca resolver, de igual manera si es viable, es decir si es posible desarrollarlo, aunque en las etapas anteriores al proyecto se adelanta estudios de factibilidad que posibilitan definir este aspecto, se trata de probar con argumentos técnicos y científicos que existe una necesidad, y que el problema  debe ser solucionado, al igual que existen argumentos políticos, sociales, económicos , técnicos y humanos que justifican que se conceda prioridad a la solución de estos problemas y necesidades.

C.      MARCO INSTITUCIONAL, SOCIAL Y TEORICO

 Cuando el proyecto es de orden institucional, es de gran importancia el marco general de la entidad ya que va a tener gran utilidad la información que se aporte sobre la organización responsable del proyecto. Naturalmente información obvia cuando el proyecto se ejecuta en el seno de la organización que lo promueve y lo realiza, en cambio tiene pre3eminencia cuando el proyecto se efectúa en el marco de otra organización o institución. Particularmente es útil toda la información que tiene que ver con las políticas y prioridades de la organización, las relaciones con otras instituciones

D.      FINALIDAD DEL PROYECTO

 Explica el fin o el propósito del proyecto, cuál va ser el impacto que producirá dentro de una población

E.       OBJETIVOS, PROPOSITOS, LOGROS Y METAS

             Los objetivos son aspectos claves en cualquier tipo de  proyecto, sin ellos es imposible saber para que se haga un proyecto, y que se espera obtener al culminar su desarrollo. Es enunciado claro y preciso de las metas y los propósitos que persigue y propósitos que persigue.  El qué y él para que. En la mayoría de los casos, en el terreno de los proyectos, los objetivos se expresan como resultados finales y no como tareas o actividades que hacen parte de un proceso, como en el caso de la investigación científica.

El término objetivo no tiene un significado único, tiene algunas acepciones, no solo en el contexto de los proyectos, sino en la investigación científica. Un objetivo puede ser:

·         Una meta

·         Un propósito

·         Un punto central de referencia

·         Un producto

·         Un logro

·         Un fin.

F. DESTINATARIOS:

Involucra a personas, condición socio-económica. Edad, actividad laboral, nivel cultural o educativo, estratificación profesional. El tipo y composición de la población destinataria de los proyectos es tan variada y diferente como los propios proyectos.

G.PRODUCTOS, RESULTADOS Y EFECTOS

Según los expertos, es imposible distanciar los objetivos, los logros o metas de un proyecto de sus propios productos o resultados. Concretamente, no se justificará un proyecto que no alcanza los resultados y productos esperados; se alcanzan los objetivos y las metas si se obtienen los productos y resultados esperados y viceversa. Si bien el producto se define como el resultado de un trabajo o de una actividad determinada, son muchas las variantes y los alcances que tiene un producto, ya que fácilmente se puede asociar con una obra realizada, el fruto de un trabajo, un provecho, un lucro o beneficio, un rendimiento, un crédito, una utilidad o una renta.

En los proyectos de tipo social o cultural, casi siempre podemos identificar dos tipos de productos: resultados materiales, pueden ser muy variados: viviendas, escuelas, o aulas construidas, como parte de un proyecto que tiene como objetivo este tipo de productos materiales. Una vez agotada la obra se agota el sentido del proyecto.

Tradicionalmente, el concepto de” servicio” se relaciona con todas aquellas acciones o actividades que buscan o tienen por propósito la satisfacción de las necesidades de las personas,  se trata de una actividad humana no productiva en el sentido económico, pero que busca satisfacer necesidades y resolver problemas, con el propósito de mejorar las condiciones de vida de las personas destinatarias de los servicios.

A nivel económico, se concretan a través de bienes de capital o de producción, los cuales son capaces de generar bienes o servicios, que son el “producto” en el sentido corriente de este término. Resultan del proyecto además ciertos efectos sobre el sistema económico, que se traducen en cambios en las relaciones condiciones y situaciones que caracterizan el fundamento del sistema.

En el campo económico se denominan “resultados” del proyecto, tanto a sus productos como a sus efectos que a la postre se consideran como aspectos inseparables de una misma actividad.  Existe una clara diferencia entre los alcances que tiene un producto, este no produce un cambio o una transformación en una población determinada. Se requiere que este producto afecte o actúe sobre las personas, es decir que tenga un efecto sobre esa población. Es decir los objetivos no se agotan en el momento que se genera un producto material, ese producto tendrá realmente significado en la medida que se relacione con los destinatarios y produzca un “efecto”.

En el contexto, tanto del área económica, social y educativa, se habla con frecuencia de varios tipos de productos los cuales se encuentran relacionados entre sí:

·         “Productos principales” y a los “subproductos”, que se vinculan con la capacidad de un objetivo para abarcar o prever todos los resultados, y que puede en ocasiones, limitarse solo a la obtención del producto directo de la actividad planeada, los cuales en economía se denominan subproductos, y estos en muchos casos llegan a ser tan importantes como los mismos productos. Ejemplo si un colegio adelanta un proyecto que busca mejorar el nivel lector en la población infantil, se propone la creación de una biblioteca escolar. El efecto y el impacto que tiene en la población escolar la creación de la biblioteca,  puede generar y descubrir nuevos aspectos de un problema que no se reduce estrictamente a un problema pedagógico, sino que se relaciona con otros aspectos sociales, económicos, técnicos e institucionales no previstos, pueden considerarse como subproducto.

·         “Productos sustitutivos o similares”. No son estrictamente aquellos que los objetivos o metas nos señalan, cumplen funciones similares a las previstas o las planeadas, es decir cumplen servicios similares y los mismos servicios que aquellos señalados previamente.

·         Productos complementarios: Sirven de apoyo a los productos principales. Muchas veces los productos citados no satisfacen plenamente las expectativas y aun las propias necesidades de los destinatarios, entonces otros que complementan y refuerzan la función de los productos principales.

H. COBERTURA Y CONTEXTO FISICO ESPACIAL

En un proyecto la delimitación física, espacial o temática ocupan un lugar importante en el diseño y planeación de éste. Delimitar el proyecto es analizar la viabilidad para su desarrollo, no se puede arriesgar al fracaso un proyecto si  previamente no se han precisado sus límites físicos y su cobertura, los cuales están relacionados con los recursos disponibles, los costos, el tiempo con que se cuenta.

3.  EL REGIMEN OPERACIONAL

En esta etapa incluye, la ejecución de cualquier proyecto, presupone la elaboración de un “plan de ejecución”, que establezca en forma detallada y cronológica la secuencia de actividades que correspondan a la fase de ejecución del proyecto. Se trata de proponer, según un esquema viable y coherente, el desarrollo, en función del tiempo, movilización de los requisitos del proyecto; físicos, materiales, humanos, institucionales, técnicos y financieros en la medida en que se hagan necesarios.

 Según el Instituto Latinoamericano del Planificación Económica y Social (ILPES). La realización de un proyecto implica la ejecución secuencial e integrada de diversas tareas, las cuales se sintetizan en un plan de trabajo o de ejecución, donde un conjunto de tareas se organizan, ordenan y coordinan en función de un tiempo y un espacio determinado, para alcanzar los logros de los objetivos y las metas del proyecto.

Aspectos principales de esta etapa operativa

·         Inventario y determinación de las actividades a realizar

·         Distribución de las unidades periódicas de tiempo que hacen parte de una secuencia operativa, donde se especifican todos los aspectos cronológicos y las actividades a realizar.

·         Ordenación y sincronización de las actividades con relación al tiempo disponible.

·         Indicación de los recursos humanos, económicos y técnicos en las diversas actividades u operaciones del proyecto.

Instrumentos de Control para los programas de ejecución

En los últimos, tiempos, se ha desarrollado un método basado en el camino crítico, definido en la teoría de conjuntos como parte del análisis de los “grafos”. Esta técnica, conocida por distintas siglas como por ejemplo PERT, CMP y otras variantes, se aplica al control, en relación con el tiempo de la realización de grupos tareas que en su conjunto materializan un proyecto.

Los procedimientos para la elaboración del cronograma, el plan de trabajo o de actividades, como indistintamente se denomina la actividad propia de programar, de calcular la duración de éstas y su ejecución, son muy parecidos en los diversos tipos de proyectos. En la mayoría de los casos, se emplean dos tipos de diagramas:

·         Los diagramas de barras, llamados también diagrama de GANTT.

·         Los diagramas de flechas o diagramas de redes, tales como el CPM y PERT.

El diagrama de Gantt. Consiste en un gráfico de coordenadas cartesiana en el cual las actividades a realizar se listan en el eje de las ordenadas, y el tiempo asignado a ellas, que ocupa el eje de las abscisas, se representa por barras cuya longitud, medidas en unidades de tiempo, tales como semanas, meses, trimestre o años indica su duración.

El método del Camino Critico. Más conocido como método CPM, corresponde a las iniciales de su nombre en Ingles “Critical Path Method”.

Pasos para la elaboración de diagramas del CPM:

·         Igual que en cualquier diagrama es la identificación y lista de las diversas actividades.

·         Se procede analizar la secuencia lógica que existen entre ellas, respondiendo a las preguntas: ¿Qué actividades siguen? ¿Cuáles pueden realizasen simultáneamente?. Una programación lineal de actividades casi siempre3 significa una mayor duración total del proceso, por esa razón, el análisis de la simultaneidad de acciones permite evitar programaciones lineales y, por lo tanto, optimizar los recursos y el tiempo.

·         Se utiliza una tabla de análisis de secuencia

·         En la columna del centro se coloca la actividad programada

·         En la columna de la izquierda y derecha se señalan las actividades,  según la lógica del proceso.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES EN MESES

DIAGRAMAS DE BARRA (GANTT)

EN MESES

1	2	3	4	5	6	7
A
B
C
D
E
F

Tiempo

La técnica PERT

Corresponde a las iniciales de “Program Evaluatión and Review Technique (PERT= Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). La forma de diseñar las flechas o redes es semejante a la CPM, pero la diferencia básica consiste en que en la técnica PERT  la duración de cada actividad se calcula matemáticamente. Los demás pasos son idénticos. Con la técnica PERT, también se puede calcular la probabilidad de que la programación se cumpla.

El diagrama PERT se diseña en forma semejante al CPM, pero por debajo de la flecha se indican los “valores esperados” de duración de cada actividad. La ruta crítica y el valor esperado de terminación de los proyectos se calculan siguiendo la técnica de los momentos más tempranos y tardíos, tal como se describió por el método CPM.

·         Para optimizar los recursos y el tiempo, y establecer una mejor secuencia lógica de las actividades es conveniente utilizar la tabla de análisis de secuencia.

·         Aquí en las actividades lógicas anteriores, se establecen los prerrequisitos necesarios para desarrollar las actividades planificadas.

·         La duración de las actividades están dadas en semanas.

·         Este análisis de secuencia de actividades, es previo a la realización del diagrama de flechas o la red del CPM

EL CPM EN UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Actividades lógicas anteriores	Actividades Planificada			Actividades lógicas Posteriores
	Orden	Detalle	Duración
A	A	Diseñar encuesta	4	B
B	B	Imprimir formulario piloto.	1	C
C	C	Rediseñar encuesta	1	D
D	D	Imprimir encuesta	2	E
F	E	Establecer citas	2	I
G	F	Seleccionar encuestadoras	8	I
H	G	Entrenar encuestadores	1	H
I	H	Aplicar encuesta	2	I
J	I	Codificar información	3	J
K	J	Efectuar análisis	2	K
	K	Redactar informe	5	L
	L		3	-

Tabla de análisis de secuencia

4.  INSTRUMENTOS, METODOS, TECNICAS Y MODALIDADES DE OPERACIÓN

El método, como principio y camino ordenador del proyecto, debe satisfacer algunas condiciones básicas de éste.

Principales métodos:

·         Desarrollar un proceso sistemático que permita el trabajo interdisciplinario y la participación consciente de los sectores a los cuales ha sido destinado.

·         Tener un conocimiento adecuado de las estructuras socioeconómicas, culturales y educativas de los sectores comprometidos.

·         Responder a los problemas básicos del proyecto.

·         Que contribuya a llevar una propuesta de solución, ejecución y proyección de la misma.

·         Ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las situaciones cambiantes de las previstas en el proyecto.

·         Que se encamine a la solución de problemas concretos, puesto que tienen un carácter instrumental y no puede detenerse en  inútiles especulaciones y análisis ajenos al proyecto.

·         Que tenga un carácter abierto, en el sentido de que posibilite la integración de numerosos proyectos en un sistema o constelación, y evite una yuxtaposición de éstos.

 Uno de los métodos más utilizados, particularmente en los proyectos comunitarios, es el de investigación acción-participativa, debido a que esta modalidad se caracteriza porque busca “conocer y actuar” en el contexto de un proceso de cambio o de transformación de la realidad.

Los medios, instrumentos y procedimientos, utilizados en un proyecto  de tipo social y educativo, en comparación con uno económico, los cuales deben responder a los propósitos y objetivos que en cada caso se señalen. Por lo tanto los proyectos vinculados con el sector económico, tecnológico y social, donde junto a los métodos y técnicas inherentes a la especialidad, se usan otros procedimientos que le sirven de apoyo y de complemento. En este contexto se identifican dos tipos de medios: los privativos de la investigación científica y los vinculados al área de la denominadas  “dinámicas de grupo”, otros mencionan los medios didácticos o de tipo de tecnológico.

A pesar de que el proyecto es una “unidad de actividad” su propósito y desarrollo no son ajenos a los móviles investigativos, ya que en el curso de un proyecto, y sobre todo antes de llevarlo a la práctica, tiene enorme importancia el aporte del trabajo investigativo. Actualmente en el desarrollo de la investigación acción –participativa utilizan como instrumento el sistema de proyectos, porque se articula el conocimiento con la actividad, la producción de conocimiento con la  solución de proyectos que se plantean. Por eso, un proyecto, no sólo en la etapa del diagnóstico o de los estudios de factibilidad utilizan los métodos y las técnicas propias de la investigación científica, sino en su desarrollo. Las técnicas para la recopilación de datos, para interpretar la información, o para presentar, organizar o sistematizar los datos, no son ajenos al desarrollo del proyecto.

De igual manera, las técnicas del trabajo con los grupos se constituyen en valiosas herramientas de apoyo en la realización de proyectos. Son numerosas las clasificaciones de medios auxiliares en la mayoría de las disciplinas vinculadas no solo a las ciencias sociales factuales. Se habla de cuatro grupos de técnicas.

·         Técnicas de trabajo con grandes grupos

·         Técnicas de trabajo con grupos pequeños

·         Técnicas donde interviene un experto

·         Técnica donde interviene activamente el grupo.

Técnicas como el simposio, panel, mesa redonda, debate, foro, estudio de casos Phillips 6-6, discusión, talleres, dramatizaciones, etc.  Hacen parte de un conjunto de modalidades que tienen como propósito facilitar el proceso de información, toma de decisiones y estudio de situaciones en la búsqueda de soluciones para el desarrollo del proyecto. Especialmente en los proyectos en donde tienen enorme incidencia el trabajo de grupo, estas técnicas facilitan y estimulan la acción y funcionamiento del grupo, para alcanzar los objetivos del proyecto. Estas son empleadas de acuerdo con las exigencias, necesidades y  circunstancias que determinan la naturaleza, tipo o modalidad del proyecto.

5.- CRONOLOGIA DEL PROYECTO

El proceso de organización y de control de un proyecto, tienen una importancia el acto de programar o calcular la duración de las actividades, las cuales no se diferencia de las propias de un proyecto de investigación, la variable tiempo no es un hecho aislado, ya que esta depende una serie de factores que van a determinar sus límites y su organización, como son su relación con el problema, principalmente de costos, administración, control, resultados, etc.

No solo en el caso de los proyectos, sino en el proceso de programación y planificación, el tiempo tiene gran importancia. Conforme a la dimensión temporal, tanto los planes como los programas o proyectos, se organizan a corto, mediano o largo plazo, de acuerdo con el contexto donde se ubica el proyecto. En los proyectos económicos tienen gran importancia la delimitación temporal, ya que a mayor tiempo de duración, mayores son los costos del proyecto. En cambio en los proyectos sociales, aunque también existen restricciones a nivel temporal, igualmente por problemas de costo, en general estos tienen carácter más extensivo que intensivo.  Con relación al tiempo, los proyectos casi siempre son clasificados como “intensivos”, cuando se concentran en el mayor tiempo posible. En cambio en los proyectos extensivos, las acciones se prolongan en el tiempo, ya que, a la postre los aspectos humanos y sociales exigen un desarrollo más profundo y elaborado.

La determinación de los plazos de las actividades a realizar es un punto que exige una planificación más rígida en

Los proyectos económicos y más flexibles en los proyectos sociales o culturales. De igual manera, las tareas de control exigen el cumplimiento de los plazos previstos para la ejecución de las diferentes etapas del proyecto.

6.  LOS RECURSOS Y COSTOS DE EJECUCIÓN

Cualquiera que sea la índole o el tipo de proyecto, la planeación, control y evaluación de los recursos económicos se constituyen en el capítulo fundamental que puede afectar o retardar cualquier acción que se adelante y, en muchos casos, comprometer el desarrollo de un proyecto.

Sin la existencia de algunos recursos, medios económicos y humanos básicos, se haría imposible la realización de un proyecto, de ahí la importancia de precisarlos, planificarlos y programarlos como parte de un rubro que deberá ser estudiado y analizado, ya que estos recursos deberán corresponder  a las necesidades y exigencias del proyecto antes de determinar el monto de los recursos, ya que estos pueden variar según el tamaño, el proceso o la localización del proyecto.

Tradicionalmente, el tamaño de  un proyecto se mide por su capacidad de prestación de servicios, tratándose, de un proyecto social o cultural, y por su capacidad de producción si se trata de un proyecto económico. Todo definido en términos técnicos con relación a la unidad de tiempo de funcionamiento normal de la institución, empresa u organización que adelanta el proyecto.

Este concepto de producción normal es fácil de determinar, ya que se puede definir como la cantidad de productos obtenidos por unidad de tiempos de acuerdo con los factores de producción elegidos. Con respecto a la prestación de servicios no es fácil de determinar como producto final específico, sino que hay que entender un proceso que debe ser evaluado o medido. Se trata de una actividad humana no productiva en sentido económico, se puede comprobar si se trata de un proyecto final cultural  o educativo, que busca resultados muy concretos, como por ejemplo, la creación de un centro cultural o buscar elevar los niveles pedagógicos de una escuela.

Por lo general los costos son definidos como los valores que representan el monto total de gastos y consumo, real o convencionalmente invertidos, para comprar una cosa, producir una manufactura o prestar o un servicio. La realización de un proyecto supone siempre unos costos, está planteada una propuesta irrealizable. Dentro del campo de la planificación económica se habla de costos directos, indirectos de capital, corrientes, fijos y variables.

Los costos directos se relacionan, de forma directa, con el proyecto y en general, con la prestación del servicio propiamente dicho. A nivel de la educación superior, el concepto “costos directos” se aplican a los costos que son directamente imputables a las actividades de la docencia, investigación y extensión que realizan las diferentes unidades, por tener asignados recursos claramente identificables para su operación. Los costos indirectos, se refieren a aquellos costos que deben recargarse al valor de una mercancía en virtud de los gastos generales de administración, alquileres, energía, amortizaciones, etc. Los costos de capital son aquellos que no alteran su valor una vez efectuado el gasto. Los gastos corrientes pierden su valor una vez efectuados. Pero9 también existen los costos fijos, los cuales no registran ninguna alteración, cualquiera sea la magnitud del proyecto.

El Instituto Colombiana para el Fomento de la Educación Superior (CIFES), En la metodología de costos para proyectos en instituciones de Educación Superior hace referencia a los costos semestrales y semanales, que son totales de gastos imputables a cualquiera de las unidades de la institución o del  proyecto por cualquier concepto, en un semestre  o en una semana, respectivamente. También se habla de los costos de apoyo, que son los ocasionados por los costos de las unidades de apoyo que sirven de soporte a las académicas. Estos costos se distribuyen entre las diferentes unidades de acuerdo con el tiempo dedicado por la unidad de cada una de ellas.

Entre las variantes y tipos de costos que se requieren calcular o determinar, existen además los total hora-contacto, los costos de apoyo hora-contacto, el costo total alumno-hora/semana, el costo directo alumno-hora/semana, el costo de apoyo por alumno-hora/semana, el costo total semanal del programa, el costo alumno/programa, el costo alumno/semestre, el costo alumno/programa y el costo alumno/actividad.

Tradicionalmente, para la determinación de los costos de un apoyo se consideran tres elementos:

• Los diversos factores que lo componen.
• La cantidad usada de cada uno de los factores.
• El valor o precio de cada uno de los factores.

La presentación sistemática de los costos y gastos que implica un proyecto se encuentra reseñada en un presupuesto. Tal como lo señala la misma etimología del término “presupuesto”, este es un computo anticipado de los costos de las actividades del proyecto, que se elabora sobre las base de unos supuestos y unos motivos determinados. Si el apoyo se justifica y planifican los diferentes elementos científico-técnicos y se organizan las diversas actividades, es indispensable igualmente justificar y establecer una estrategia para la consecución de los recursos financieros que permitan llevar a cabo el proyecto. Esta estrategia de financiación comprende el cálculo detallado de cada uno de los costos, que para una mayor comprensión y facilidad de control se agrupan por rubros o títulos.

Procedimiento para la elaboración de presupuesto.

• Se hace el cálculo detallado de cada uno de los rubros y renglones de gasto.
• Se procede a la distribución de los costos por fuentes de financiamiento. ¿Cuáles son los rubros que hacen parte de este presupuesto? Son ya convencionales en este terreno:
• Costo personal
• Viáticos
• Locales
• Material y equipo
• Gasto de funcionamiento
• Imprevistos
• Beneficios.

En un proyecto de investigación intervienen dos tipos de costos: unos directamente imputables al proyecto y otros indirectos. Los primeros son identificables con facilidad pues son producidos en el desarrollo de las actividades específicas del proyecto. Ellos comprenden los gastos del personal investigativo de planta que lleva a cabo las actividades del proyecto, así como lo correspondientes a los elementos de consumo, los equipos tecnológicos necesarios para el trabajo de tabulación, análisis y graficación de la información y una serie de gastos por servicios específicos.

En este tipo de proyectos investigativos, el cálculo de los rubros directos es fácil viene dado por parámetros objetivos y claros, tales como cotizaciones comerciales, contratos de prestación de servicios cuentas de cobro o facturas (Caso de  los materiales, equipos y pago de servicios), o existe un contrato laboral y una asignación de funciones y salarios formalmente establecidos, así como unas actividades investigativas planteadas en el proyecto. N sucede así con una serie de gastos indirectos del proyecto, tales como el pago de servicios administrativos, de secretaria, los servicios de teléfono, luz agua, aseo mensajería etc. Sin los cuales no es posible que el investigador se dedique a su tarea, de acuerdo con una división de funciones. Los pagos indirectos, es una sobrecarga de cada investigador. La forma objetiva más adecuada para su cálculo es por medio del factor multiplicador de costos indirectos propio de cada institución. Este factor multiplicador es aplicable a los salarios del personal investigativo del proyecto.

En definitiva él, presupuesto tiene función básica asignar recursos, determinar las fuentes y el origen de los mismos y, naturalmente, asegurar el desarrollo normal del proyecto y el funcionamiento de los servicios; de ahí la gran relación que existe entre el presupuesto y las actividades. Esto enseña que en el momento de diseñar un proyecto, se debe articular esto dos aspectos, ya que nunca se podrá definir y desarrollar el qué de las cosas, si no se está seguro de que se cuenta con los medios para hacerlo.

Pero, los costos de ejecución deben articularse con los recursos necesarios y disponibles para el proyecto, es decir los medios disponibles para realizar una acción o una actividad. En el contexto de la planeación, tiene mucha importancia la determinación de los recursos que se requieren para un proyecto. En este terreno cobra una gran responsabilidad el proceso de programación, o en su defecto, la planificación, la cual debe completarse con la planeación propiamente dicha, que elabora las etapas de un proyecto, las proyecciones temporales y todo aquello que conlleve un diseño o bosquejo teórico de las posibles actividades a realizar. Pero estas líneas de proyección serían inútiles si para ello no se cuentan con los recursos humanos o económicos que hagan realidad las diversas fases del proyecto en un tiempo determinado y con propósitos específicos. Muchas veces algunos proyectos han fracasado porque son irreales las líneas de proyección, y porque la planeación no ha sido lo suficiente explícita como para mostrar que no existen los medios y los recursos para su realización

Los recursos propios de un proyecto, ya convencionales en este terreno, son los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros. Los recursos humanos, son fundamentales en el éxito de un proyecto, particularmente si se trata de un personal preparado y capacitado para realizar determinas tareas.

Aquí se incluyen los profesionales y técnicos directamente vinculados al área temática del proyecto, y aquel personal que sirve de apoyo o de complemento a las actividades de los primeros, ejemplo: técnico en computación, en sistemas, estadística, análisis de datos, administradores, etc.

Varía el personal que interviene, tanto en un proyecto económico como uno cultural. Ejemplo, en un proyecto económico técnico, según el propósito que persigue, ya incursione en el campo de la producción directa o el perfeccionamiento del nivel técnico o del rendimiento, se exige un personal especializado no solo en el campo de la economía o de la administración de empresas, sino técnicos que respondan a las exigencias propias del proyecto. En cambio, en proyectos culturales, y particularmente en el terreno de la animación cultural, se requieren agentes que actúen como factores o elementos que proporcionen apoyo logístico a la política de animación (investigadores y administradores) animadores culturales, quienes tienen que ejecutar en la práctica las diversas fases de un proyecto. Como el propósito de este tipo de proyectos es reforzar el concepto de participación, los animadores culturales provienen  de la comunidad donde se desarrolle el proyecto.

Los recursos técnicos y materiales disponibles van a depender de los medios económicos con que cuenta el proyecto, ya que puede variar si el proyecto se encuentra o no bien respaldado económicamente. En muchos casos, los recursos técnicos y materiales son buenos facilitadores de algunas tareas y actividades propias del proyecto.

Con respecto a los recursos financieros, de su disponibilidad va a depender el éxito del proyecto. Lo ideal es que se efectué un estudio de factibilidad o de prefactibilidad para calcular los costos de un proyecto y se evalué la posibilidad de que existen los recursos financie4ros para asumir estos costos.

7.- ¿COMO ADMINISTRAR EL PROYECTO?

Los elementos y la estructura de un proceso y de la gestión administrativa en el contexto de un proyecto no son diferentes a otras funciones y áreas donde actúa la administración, ya que aquí identificamos elementos como la planeación, organización, ejecución y control, funciones articuladas y coordinadas por una dirección, una autoridad o un mecanismo  de control determinado. De ello se concluye que la ejecución de un proyecto es fundamentalmente una tarea de administración. El proceso de administración de un proyecto, implica cinco funciones básicas:

·         Planificar: El tomar decisiones de cada día y fijar procedimientos para realizar y evaluar acciones capaces de responder a los propósitos y objetivos específicos de un proyecto, es una de sus funciones.

·         Organizar: La forma o el estilo de agrupar actividades diferentes que hace parte de una empresa común, de realizar una cosa de modo que sus partes cumplan una función especial dentro de un todo o contribuyan a algún fin, compete al acto de organizar.

·         Coordinar: En la administración la coordinación es un elemento que hace parte de este conjunto de funciones y que sirve para establecer la armonía entre los diversos actos del proyecto, para facilitar su funcionamiento y lograr los objetivos propuestos. La coordinación busca hacer compatibles las acciones o instancias propias de un proceso. Deben articularse y correlacionarse todas las acciones y tareas de un proyecto.

·         Dirigir: Supone muchas responsabilidades ya que, a la ´postre, tanto lo bueno como lo malo de un proyecto se asocia con la persona que lo dirige y lo orienta. Existen muchas discusiones y polémicas en torno9 a los sistemas de dirección ya que, quiérase  o no, éstos van a determinar el curso de un proyecto, por tal razón, tiene gran importancia que se defina si va a prevalecer el estilo autocrático o el democrático. El carácter directivo o participativo va a depender mucho del tipo de proyecto o de los propósitos que éste se planifica, ya que los proyectos educativos y sociales, el éxito va depender de la colaboración y participación va a depender de la colaboración y la participacipación de la comunidad social o educativa.

·         Controlar y evaluar: No basta con guiar una organización hacia el logro de determinados objetivos, se necesita controlar en qué grado se alcanzan o no estos objetivos. En la educación se, se utiliza  la evaluación formativa como un medio para realizar algunos ajustes en el desarrollo y al interior de una actividad educativa; en el caso del proyecto se utiliza que posibilite efectuar correcciones en su desarrollo. D e ello, se deduce que los sistemas de control no son ajenos a las funciones de supervisión.

8. LOS INDICADORES DE EVALUACIÓN DE UN PROYECTO

Tradicionalmente en la investigación científica se habla de los indicadores en términos de variables empíricas de los contenidos teóricos. Los indicadores son el camino para la operacionalizar las variables, es decir se utilizan algunas subdimensiones de éstas para definir sus aspectos discernibles. Se parte del supuesto. El subconjunto de indicadores es un conjunto reducido de medidas, las cuales hacen parte de un universo de indicadores. A medida que el análisis de los ítems se amplía, el número de indicadores y el proceso devaluatorio es más general.

Para que los indicadores puedan medir o evaluar óptimamente los resultados de un proyecto, deben reunir ciertas condiciones:

 La verificabilidad: es una de estas condiciones, la cual nos recuerda que los indicadores deben establecerse de tal modo que sea posible comprobar o verificar los cambios.

La validez de los indicadores se refiere a su capacidad para medir lo que se pretende medir, es decir deben reflejar los efectos del proyecto, de lo contrario no cumplen alguna función.

La accesibilidad o la viabilidad son condiciones importantes para alcanza una buena medición de los resultados del proyecto, las cuales se refiere a la facilidad para obtener la información que se requiere y se demanda.

ESQUEMA PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROYECTO

1-      Denominación o título

2-      Caracterización del Proyecto

1. Identificación
2. Justificación
3. Marco institucional, social y teórico
4. Finalidad
5. Objetivos, propósitos, logros y metas
6. Destinatarios
7. Productos, resultados y modalidades de operación.

3-      Cronología

4-      Recursos y costos de ejecución

5-      Administración

6-      Indicadores de evaluación